Warum jedes Unternehmen eine CRM Software braucht

In diesem Artikel beleuchten wir die 10 zentralen Vorteile einer CRM Software für Ihr Unternehmen. Begriffe rund um die Features einer CRM Software können technisch wirken und oft ist es für Geschäftsinhaber schwer, sich konkret vorzustellen, wie solch eine Software den Vertriebsalltag wirklich optimiert und zu gesteigertem Umsatz und Erfolg beiträgt.

Deswegen vertiefen wir uns nicht zu sehr in die Einzelheiten, sondern bieten Ihnen einen schnellen Überblick über die wesentlichen Funktionen und Eigenschaften einer CRM Software.

Definition CRM-Software:
CRM (Customer Relationship Management) steht für Kundenbeziehungsmanagement und bezeichnet eine Strategie zur systematischen Pflege von Kundenbeziehungen. Es beinhaltet die Ausrichtung interner Unternehmensprozesse mittels spezialisierter Software, auch bekannt als CRM-Software, um sowohl die Neukundengewinnung, als auch die Kundenbindung zu fördern.

Ziel eine CRM-Software:
Das Hauptziel von CRM Software besteht darin, eine langfristige und profitable Kundenbasis aufzubauen und zu erhalten. Durch den Einsatz von CRM-Software können Unternehmen Kundenkontakte verwalten, Informationen über Kundenpräferenzen und -verhalten sammeln sowie Verkaufs- und Marketingaktivitäten effizient koordinieren.

Nachfolgend erklären wir, was ein CRM-System ist und wozu es üblicherweise eingesetzt wird.

1. Zentrale Verwaltung der Daten & Integrationen

Die herausragende Stärke einer CRM Software liegt in ihrer Fähigkeit, Ihnen einen vollständigen Überblick über alle entscheidenden Informationen aus einer zentralisierten Datenbank zu bieten. Fortschrittliche CRM Software ermöglicht es Ihnen, sämtliche in Ihrem Unternehmen genutzten Büro-, Warenwirtschafts- und Archivierungstools nahtlos zu integrieren.

Durch klug entwickelte Schnittstellen wird der Datenaustausch automatisiert, wodurch gewährleistet wird, dass alle integrierten Systeme immer auf dem neuesten Stand sind. Stellen Sie sich vor, Ihre Systeme arbeiten synergistisch zusammen, statt isoliert voneinander.

Zum Beispiel lassen sich Kommunikationsdaten aus Emails (wie Outlook) oder Anrufen sowie Geschäftsinformationen aus ERP-Systemen mühelos in die CRM Software einbinden. Werfen Sie auch einen Blick auf unsere Dienstleistungen im Bereich CRM Beratung!

Neben der Einrichtung Ihrer CRM Software kümmern wir uns auch um die problemlose Integration. Erfahren Sie mehr darüber, wie diese Systeme optimal zusammenspielen, in unserem Leitfaden zur CRM- und ERP-Integration in 4 einfachen Schritten.

2. Umfassendes Vertriebs-Wissen für alle Mitarbeiter

Innerhalb Ihres Unternehmens verfügt jeder Mitarbeiter über direkten Zugriff auf alle vertriebsrelevanten Informationen. In der Datenbank sind sämtliche Details zu Kunden und Geschäftspartnern übersichtlich und strukturiert gespeichert. Dank der geordneten Dokumentenablage lassen sich benötigte Unterlagen schnell und mühelos finden.

Mithilfe der integrierten Suchfunktion, die nach Kategorien, Tags oder anderen Merkmalen filtern kann, wird der Informationszugriff noch weiter optimiert. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Informationsrecherche minimiert, und alle Ihre Teammitglieder bleiben stets gut informiert und einsatzbereit.

3. Die wichtigsten Daten immer und überall verfügbar

Selbstverständlich sind alle Daten auch von unterwegs aus abrufbar. Das ermöglicht Außendienstmitarbeitern, stets auf dem neuesten Stand zu sein und beim Kundentreffen mit aktuellen Daten zu punkten.

Wichtige Details, die während des Kundentermins zur Sprache kommen, können direkt ins System eingegeben werden. Das erspart viel Nacharbeit im Büro und verkürzt Reaktionszeiten erheblich. Mehr Einblicke in den mobilen Vertrieb erhalten Sie in unserem Blogbeitrag „Mobile CRM – Vertriebseffizienz auf dem nächsten Level“.

4. Effizienter arbeiten und mehr Abschlüsse gewinnen

Dank optimierter und automatisierter Prozesse erzielen Sie in verschiedenen Segmenten Ihres Unternehmens – sei es im Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Support oder auf der Führungsebene – eine signifikante Steigerung der Effizienz.

Essenzielle Informationen sind umgehend und mit nur einem Klick verfügbar. Die Verknüpfung von assoziierten Datensätzen ermöglicht eine direkte, vertiefende Betrachtung (drill down) der relevanten Daten.

5. Dubletten automatisch verhindern und bereinigen

hre CRM-Software verhindert effektiv die Bildung von Daten-Duplikaten. Als Kernfunktion überprüft die Software jede neu hinzugefügte Adresse. Sollte die Adresse bereits existieren, werden die bestehenden und neuen Daten synchronisiert und vereint.

Für die Überprüfung großer Datenmengen eignet sich beispielsweise der Duplicate Finder Pro von CAS genesisWorld. Dies optimiert merklich die Qualität Ihres Datenpools. Analysen werden präzise und unverfälscht. Doppelte Datensätze sind ein wiederkehrendes Problem, insbesondere wenn man anstelle einer CRM-Software lediglich mit einer Excel-Tabelle arbeitet, was genaue Auswertungen erschwert. Wenn Sie darüber nachdenken, ob eine Excel-Tabelle für Ihre Zwecke ausreicht, empfehlen wir unseren Artikel „CRM vs. Excel – Ein direkter Vergleich“.

Eine Strategie macht Sinn, wenn diese in Einzelschritte und messbare Ziele unterteilt und gemessen wird. Hierzu beraten wir Sie gerne und unterstützen Sie bei der Einführung und Messung der Ziele, z. B. mit PowerBI.

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6. Kundenbetreuung auf höchstem Serviceniveau

Dank der zeitlich sortierten Kundenakten wird eine erstklassige Kundenbetreuung realisiert. Mit einem 360°-Überblick über jeden Kunden haben Sie sofortigen Zugriff auf alle Bestellungen, Gespräche, Verträge und den gesamten Schriftverkehr. Durch das Analysieren dieser Kundenprofile erkennen Sie nicht offensichtliche Geschäftsmöglichkeiten.

Dies ermöglicht Ihnen, den Kunden gezielter und persönlicher anzusprechen und zu beraten. Mit tiefgehendem Verständnis für Ihre Kunden können Sie Ihre Produkte und Services gezielt und kundenzentriert optimieren. Das Ergebnis? Ein deutlich erhöhtes Serviceniveau!

7. Vorbereitung für Ihre Marketingautomation

Ein CRM-System mit sorgfältig gepflegten Kundendaten ist das Herzstück für effektive Marketingautomation. Mit den darin gespeicherten Daten können Sie mühelos Prozesse automatisieren, maßgeschneiderte Inhalte anbieten, Verkaufsprozesse steuern, Kampagnen umsetzen und den Kommunikationsverlauf überwachen.

Mithilfe Ihrer CRM-Software können Sie Ihre Kundenzielgruppen klar definieren. Segmentieren Sie sie nach ihren Vorlieben, demographischen Merkmalen, Kaufverhalten, benötigter Betreuung und vielem mehr. Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Features ist es entscheidend, alle wesentlichen Funktionen in einem Pflichtenheft zu dokumentieren. Dies hält nicht nur die Kosten für die Implementierung in Schach, sondern sorgt auch für Klarheit. Wie Sie ein solches Pflichtenheft effektiv erstellen, erfahren Sie in unserem Artikel: „CRM-Pflichtenheft: So gelingt es in 6 Schritten“.

8. Unterstützung Ihrer Mitarbeiter mit Automatisierung

Mitarbeiter werden von mühsamen und oft unliebsamen Routineaufgaben befreit, wodurch sie sich auf prioritäre Tätigkeiten konzentrieren können. Im direkten Kundenkontakt agieren Ihre Mitarbeiter informierter und selbstsicherer, da sie Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Ein motiviertes Team ist nicht nur produktiver, sondern überträgt seine Zufriedenheit auch auf die Kundenkommunikation.

Eine CRM-Software kann eine Vielzahl von Prozessen automatisieren, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Hier sind einige beispielhafte Prozesse, die mit einer CRM-Software automatisiert werden können:

1. Lead-Erfassung: Automatische Erfassung und Zuordnung von Leads aus verschiedenen Quellen (z.B. Webseite, E-Mail, soziale Medien).
2. Lead-Bewertung: Automatisches Scoring von Leads basierend auf definierten Kriterien, um Prioritäten zu setzen.
3. Kundenkommunikation: Automatisiertes Senden von Follow-up-E-Mails, Erinnerungen und Marketingkampagnen.
4. Verkaufschancen-Management: Automatische Aktualisierung des Verkaufsfunnels und Benachrichtigung der Verkaufsteams über wichtige Entwicklungen.
5. Kundenservice-Tickets: Automatisches Erstellen und Zuweisen von Support-Tickets basierend auf Kundenanfragen.
6. Aufgaben- und Erinnerungsmanagement: Automatisches Setzen von Erinnerungen für anstehende Meetings, Anrufe oder Fristen.
7. Vertragsverwaltung: Automatische Erneuerungserinnerungen und -benachrichtigungen für bevorstehende Vertragsabläufe.
8. Kundenfeedback: Automatisches Senden von Umfragen oder Feedback-Formularen nach dem Kauf oder Service.
9. Berichterstattung: Regelmäßige automatische Erstellung und Versendung von Verkaufs-, Marketing- oder Kundenservice-Berichten.
10. Kunden-Segmentierung: Automatisches Segmentieren von Kunden basierend auf Kaufverhalten, Interaktionen oder anderen Kriterien.
11. Produkt-/Dienstleistungs-Empfehlungen: Automatisches Empfehlen von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden basierend auf deren bisherigen Käufen oder Interessen.
12. Rechnungsstellung: Automatisches Erstellen und Senden von Rechnungen an Kunden nach einem Kauf.
13. Integration mit anderen Tools: Automatischer Datenaustausch zwischen CRM und anderen Systemen, wie z.B. ERP, Buchhaltungssoftware oder Marketing-Tools.
14. Datenbereinigung: Automatisches Identifizieren und Zusammenführen von doppelten Datensätzen oder veralteten Informationen.
15. Ereignisgesteuerte Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigung an Verkaufsteams über Kundenereignisse wie Geburtstage, Jahrestage oder Produktveröffentlichungen.

Diese Liste ist nicht abschließend, da die Möglichkeiten zur Automatisierung mit einer CRM-Software und gerade mit Microsoft Dynamics CRM weitreichend sind und je nach individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens angepasst werden können.

09. Zeit Sparen und Kosten reduzieren

Zu Beginn kann die Investition in ein CRM-System durchaus als finanzielle Herausforderung wahrgenommen werden. Doch diese Kosten werden rasch durch die gesteigerte Effizienz Ihrer Mitarbeiter und der optimaleren Nutzung von Ressourcen ausgeglichen.

Durch die Automatisierung von Prozessen verringert sich der Personalaufwand. Zusätzliche Ausgaben durch Fehler oder falsche Entscheidungen werden reduziert. Sie erhalten ein tieferes Verständnis für Ihre Kunden, wodurch Sie sie zielgerichteter bedienen können, was wiederum zu einem Umsatzwachstum führt. Ein weiterer Vorteil, den viele übersehen: In vielen Bundesländern gibt es staatliche Förderungen oder Zuschüsse für solche technologischen Anschaffungen. Es lohnt sich also, sich über entsprechende Angebote zu informieren.

Eine CRM-Software kann Unternehmen auf verschiedene Weisen Geld einsparen. Hier sind die Top 5 Punkte, durch die eine CRM-Software zu Kosteneinsparungen führen kann:

1. Effizienzsteigerung bei Arbeitsabläufen: Durch Automatisierung von Routineaufgaben, wie Datenverwaltung, Kundenkommunikation oder Berichterstattung, wird weniger Zeit für manuelle Prozesse benötigt. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
2. Reduzierung von Fehlern: Eine zentrale und gut gepflegte Datenbank minimiert das Risiko von Fehlern, wie beispielsweise doppelten Datensätzen oder veralteten Kundendaten. Dadurch werden Kosten, die durch falsche Entscheidungen oder Kommunikationspannen entstehen könnten, vermieden.
3. Verbessertes Kundenmanagement: Ein tieferes Verständnis der Kundenbedürfnisse und -historie ermöglicht zielgerichtete Marketing- und Verkaufsaktionen. Das führt zu höheren Abschlussraten und vermindert gleichzeitig die Kosten für Streuverluste in Marketingkampagnen.
4. Senkung der Schulungs- und Einarbeitungskosten: Ein intuitives CRM-System vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sie benötigen weniger Zeit, um sich mit Kundendaten und -historien vertraut zu machen, und können schneller produktiv arbeiten.
5. Vorhersagbare IT-Kosten: Viele moderne CRM-Systeme bieten Cloud-basierte Lösungen an. Hierbei sind oft die Wartung und Updates im Preis inbegriffen, was zu vorhersagbaren monatlichen Kosten führt und teure IT-Notfälle oder Ad-hoc-Aktualisierungen verhindert.

Zusammengefasst kann eine gut implementierte und genutzte CRM-Software erhebliche Kosteneinsparungen für Unternehmen bedeuten und gleichzeitig den Umsatz und den Kundenservice verbessern.

10. Auswertungen und Reportings automatisieren

Zum Abschluss und nicht zu vernachlässigen: Die Analysemöglichkeiten. Mit Ihrer CRM-Software behalten Sie stets den vollen Durchblick über sämtliche Projekte, basierend auf den gesamten Unternehmensdaten.

Die Software bietet Tools für eine proaktive Ressourcenallokation, detaillierte Projektplanung sowie die präzise Erfassung von Zeit und Kosten. Einmal konfiguriert, stehen Ihnen stets aktuellste Analysen zur Verfügung – und das direkt auf Ihrem Dashboard, sobald Sie sich einloggen. Sie sind somit immer auf dem Laufenden. Die tiefgreifenden Analysen bieten eine solide Basis für Entscheidungen, die den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens maßgeblich beeinflussen können.

Mit Microsoft Dynamics CRM Software und Power BI ist ein leistungsstarkes Tool für Datenvisualisierung und Business Intelligence, das häufig in Kombination mit CRM-Software verwendet wird, um tiefe Einblicke in Kundenbeziehungen und -aktivitäten zu gewinnen. Hier sind fünf Beispiele für Auswertungen, die Sie mit Power BI in Verbindung mit einer CRM-Software erstellen können:

1. Kundenakquisitionsanalyse: Visualisieren Sie, wie und wo Sie neue Kunden gewinnen. Welche Kanäle oder Marketingaktionen bringen die meisten Leads? Wie hat sich die Kundenakquisition im Laufe der Zeit entwickelt?
2. Verkaufstrichter-Dashboard: Erhalten Sie einen Überblick über den Status aller Verkaufsgelegenheiten. Wie viele befinden sich in der ersten Phase, wie viele kurz vor dem Abschluss? Sie können auch die Konversionsrate zwischen den einzelnen Phasen betrachten.
3. Kundeninteraktions-Historie: Erstellen Sie eine Zeitleiste der Interaktionen mit jedem Kunden. Wann wurde zuletzt Kontakt aufgenommen? Welcher Mitarbeiter hatte die meisten Interaktionen mit dem Kunden?
4. Produktivitätsbericht für Vertriebsteams: Analysieren Sie die Leistung einzelner Vertriebsmitarbeiter oder Teams. Wer hat die meisten Abschlüsse? Wer hat den höchsten durchschnittlichen Verkaufswert?
5. Kundensegmentierung: Segmentieren Sie Ihre Kundenbasis nach verschiedenen Kriterien wie Umsatz, Standort, Kaufverhalten oder Produktvorlieben. So können Sie gezielte Marketingaktionen oder spezialisierte Angebote für bestimmte Segmente erstellen.

Durch die Kombination von Power BI mit CRM-Daten können Unternehmen ihre Entscheidungsfindung verbessern, indem sie Muster und Trends in ihren Kundendaten erkennen und darauf reagieren.

Schlussfolgerung: Ihre CRM-Software – Die Basis für den Unternehmenserfolg

Basierend auf unserer umfangreichen Erfahrung in der Begleitung vieler Kunden bei der Implementierung von Microsoft Dynamics CRM-Software sind wir überzeugt von den signifikanten Vorteilen und der gesteigerten Vertriebsleistung, die durch solch ein System erzielt werden kann.

Obwohl einfache Tools wie Excel, Word und Outlook am Anfang vielleicht ausreichen mögen, stoßen Sie mit solchen Hilfsmitteln bald an ihre Grenzen. Eine CRM-Software hingegen skaliert mit Ihrem Geschäftswachstum und passt sich Ihren wechselnden Anforderungen an. Vom Basis-Modul, der Adressverwaltung, bis hin zu fortschrittlichen Funktionen wie der Marketing-Automatisierung: Das CRM Software System bildet das Herzstück Ihrer Vertriebsstrategie, Ihres Marketings, und aller Unternehmensprozesse die mit Kommunikation zu tun haben. Dabei ist es egal ob wir von Kunden, Lieferanten, Bewerbern oder anderen Kontaktkategorien sprechen die mit Ihrem Unternehmen in kontakt stehen.

Unsere Experten stehen Ihnen für eine kostenlose und unverbindliche Beratung zur Verfügung. Lassen Sie uns in einem Erstgespräch gemeinsam herausfinden, welche CRM-Lösung am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Dieser Schritt bringt Ihnen sofortige Klarheit und Orientierung.

Zögern Sie nicht, unser Angebot in Anspruch zu nehmen. Kontaktieren Sie uns über unser Online-Formular oder buchen Sie direkt einen Termin für eine kostenlose Erstberatung in unserem Online-Terminplaner.